Zendesk – nytt ärendehanteringssystem

Zendesk – nytt ärendehanteringssystem

Vår föreningen har satt upp ett ärendehanteringssystem så att frågor, begäran, felanmälningar, m.m. ska bli tydligare och lättare att följa upp. Systemet är en prenumerationstjänst som levereras av Zendesk.

Praktiskt innebär detta att medlemmar och externa parter, t.ex. mäklare, i framtiden kontaktar föreningen via e-mail adresser:

  • kontakt@brfsnofjallet.zendesk.com
  • felanmalan@brfsnofjallet.zendesk.com

När man skickar ett email får man en en bekräftelse från systemet att ett ärende registrerats. Varefter föreningens styrelse sedan lägger in information i systemet på detta ärende får den sändare som skapade ärendet uppdateringar via email. Vill man lägga till information i ett ärende svarar man alltid på det email som man fått från systemet. OBS: Man ska inte skicka ett helt nytt email som relaterar till samma ärende, utan man ska svara i samma email-tråd.

Som boende i föreningen vill vi uppmana alla att i ämnet för alla mail skriva in vilken adress man bor på: t.ex. VFG23 eller SFG5. Texten i ämnet bör också väl motsvara vad ärendet handlar om.

Vill man att t.ex. sin fru/make eller barn ser samma information rörande ett ärende lägger man till dessa som kopia på email så kommer de också få svar varefter information läggs in i systemet.

Man kan till Zendesk-adresserna även skicka med bilagor, som dokument eller bilder, i email och dessa lagras i systemet så att de är lätt åtkomliga.


Denna ändring innebär också att det inte finns någon anledning att skicka frågor till adress info@brfsnofjallet.se. Vi ber därför alla att sluta skicka email till info adressen. Den kommer finnas kvar och fungera under överskådlig framtid, men det mesta som skickas dit kommer vidarebefordras till Zendesk för att bli ett ärende i systemet.

Comments are closed.